合可以通过在创建文档时

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数字化以降低成本为了降低这些成本许多市政当局已转向电子记录管理。是指使组织能够集中安全电子化地管理其所有记录的工具技术和流程。软件允许政府机构跟踪和存储各种格式的记录包括影像文件由或等程序生成的电子文档文件扫描和数码照片音频和视频文件遗留系统的输出异地存储的物理记录良好的系统还提供专门的这包括记录帖子的创建者批准者和发布者。

捕获帖子内容并记录发布日 阿塞拜疆 手机号码数据 期和时间。完成帖子的元数据。将帖子与上述数据一起存档在易于搜索的存储库中。更强大的系统可以实现保单的大部分发布存档和保留方面的自动化。自动化可确保每条记录都按照您所在机构的政策和程序准确一致地存档。企业风险管理在行动由于需要大量时间对记录进行分类和归档的过程通常是任何记录管理程序中最昂贵的部分。



自动对其进行分类来解决此问题。负责创建内容的用户使用必需的元数据字段定义文档的类型。软件的工作流程模块使用此信息自动对文档进行分类即确定应应用哪些记录管理设置并将其移动到适当的记录系列或文件夹。因此会自动计算和分配截止日期和处置资格日期。正是系统的工作流程模块提供的自动化使该策略成为一种经济高效的提高生产力的方法。通过自动化记录创建分类和归档软件使市政职员能够将时间花在增值任务上。例如纽约州汤普金斯县的战略取得了巨大成功作为国家资助的共享服务计划的一部分该战略已扩展到该县的个城市。